Pelajaran dari Manual Mutu Lab Instron

Melanjutkan tulisan tentang lab kalibrasi yang ada di perguruan tinggi, ada beberapa universitas di luar negeri yang memang concern dengan kalibrasi ini. Mereka membuat lab yang difungsikan memberikan layanan kalibrasi ini.

Beberapa contoh diantaranya yang berhasil saya dapatkan informasinya adalah :

1. Instrument Calibration Laboratory, yang merupakan lab kalibrasi di bawah Rajamangala University of Technology Thanyaburi. Lab dinyatakan comply pada ISO 17025 oleh Thai Laboratory Accreditation Scheme (TLAS) dan Thai Industrial Standard Institute.

Lab ini bergerak di bidang eletrikal denga scope kalibrasi AC/DC Voltage (sampai 1000 Volt), AC/DC Currrent (sampai 11 Ampere), Resistance (sampai 330 Mega Ohm), Pressure (sampai 54 kPa), Torque (sampai 2.2 N.m). Ini adalah data yang diterbitkan pada April 2008 lalu.

2. Acoustic Calibration Laboratory, yang berada di University of Salford. Sesuai namanya Lab ini menyediakan jasa kalibrasi akustik dan perangkat terkait akustik. Lab diakreditasi oleh UKAS, dengan scope type 1 sound level meters to BS 7580, sound calibrators and pistonphones, pressure sensitivity of microphones.

Lab ini mengklaim dirinya sebagai lab yang biasa mengkalibrasi perangkat sound level meters dan calibrator yanng diproduksi oleh Bruel & Kjaer, Norsonics, Rion, CEL, Svantek, Cirrus.

3. University of Wisconsin Radiation Calibration Laboratory (UWRCL), yang menyediakan layanan kalibrasi untuk perangkat pengukur radiasi di bidang medik atau komunitas kesehatan fisik. Lab ini aspek mediknya diakreditasi oleh American Association of Physicists in Medicine (AAPM), sedangkan aspek manajemen ISO 17025-nya diakreditasi oleh American Association for Laboratory Accreditation (A2LA).

Walaupun tidak semua perguruan tinggi memiliki Lab- Kalibrasinya sendiri, beberapa cerita pendirian Lab berskala dunia memang berasal dari orang-orang di perguruan tinggi, atau setidaknya memiliki kerjasama dengan pihak perguruan tinggi. Ini mungkin tidak aneh, karena memang di negara-negara yang pendidikannya sudah maju, linking antara industri dengan pendidikan sudah bukan masalah lagi. Bab tentang “linkage” ini sudah selesai bagi mereka.

Cerita kalibrasi memang tidak ada habis-habisnya, bahkan dalam perguruan tinggi yang banyak berkecimpung di dunia ICT. Dalam dunia ICT ini, sudah mulai banyak cerita kebutuhan kalibrasi. Software pengukur kecepatan suatu koneksi harusnya dikalibrasi untuk mengetahui keakuratannya. Software penghitung waktu koneksi seseorangpun harusnya dikalibrasi, untuk menjamin seorang kastamer tidak “ditipu” oleh suatu provider layanan koneksi internet.

University of Wisconsin-Madison, menerbitkan suatu buku tentang bagaimana melakukan kalibrrasi suatu tool penaksir bandwidth yang tersedia dalam suatu jaringan, dimana umumnya menggunakan pendekatan kombinasi anttara simulasi “ns-type” (network simulator) dengan eksperimen menggunakan jaringan sebenarnya.

Kali ini kita akan “berwisata” ke Lab Kalibrasi Instron, yang berkantor pusat di Norwood, Massachusetts, USA Anda bisa surfing ke http://www.instron.us untuk melihat-lihat kehebatan dan layanan supr komprehensif dari Lab Kalibrasi yang satu ini.

Namun pada tulisan kali ini yang menjadi sorotan utama adalah manual mutu dari Lab ini, yang memang dishare kepada siapa saja. Ini menarik karena jarang sebuah Lab membolehkan siapapun melihat manual mutunya. Anda dapat mendownload manual mutu lab ini dari websitenya.

Overview Lab Instron

Lab ini didirikan tahun 1946, dengan sekitar 1200 karyawan yang tersebar di seluruh dunia, bergerak terutama di bidang mekanikal, dimana lab ini bukan hanya memberi layanan kalibrasi saja, tapi sebenarnya lebih canggih dari itu, Instron mampu memiliki kemampuan sebagai manufaktur perangkat pengetesan material, sistem, asesori, menyediakan solusi komperehensif untuk keperluan riset dan persyaratan kualitas tertentu. Mereka menawarkan layanan kalibrasi, pelatihan, dukungan teknis, dan asistensi manajemen laboratorium.

Perusahaan yang kantor pusatnya beralamat di 825 University Avenue, Norwood, MA 020162-2643 ini memiliki volume penjualan melebihi $250 Milyar. Suatu skala penjualan yang cukup besar bagi perusahaan berskala internasional. Maklum saja, cabangnya sudah ada Amerika, Eropa dan Asia. Jumlah mesinnya yang telah terinstall mencapai 70 ribu.

Mesin-mesin yang dihasilkan oleh Instron dapat melakukan pengetesan sifat mekanikal material dan komponen tertentu menggunakan pengetesan tension, compression, flexure, fatigue, impact, torsion dan hardness.

Sebagai perusahaan berskala internasional, sistem mutu Instron harus memenuhi persyaratan dari multi standar yang diberlakukan di negara-negara pemasarannya. Maka tidak aneh jika sistem mutu mereka mendapat akreditasi dari NVLAP, NIST, NATA, UKAS, SGS, ANAB, TUV dan IT.

Sistem mutu, standar pengukuran dan prosedurnya sendiri diklaim telah memenuhi bahkan melebihi persyaratan dari ISO/ANSI/ASQ 9001:2000. Khusus untuk aktivitas desain software, Instron diakreditasi oleh SGS Yarsley ICS Ltd. Dalam untuk persyaratan ISO 9000-3:1997 dan persyaratan skema DTI's TickIT . Assesmen jenis ini penting dilakukan mengingat Instron memproduksi juga beberapa software yang dipakai untuk kontrol test secara otomatis, koleksi data, analisa hasil, dan pelaporan. Contoh produknya adalah software BlueHill yang digunakan sebagai software pendukung sistem pengetesan universal material.

Maka Lab Kalibrasi Instron di Eropa diakreditasi oleh UKAS, Lab Kalibrasinya di Australia oleh NATA. Sedangkan untuk Lab Kalibrasi di Amerika, Asia dan Jepang diakreditasi oleh NIST, NVLAP

 

Overview Manual Mutu Lab Instron

Dari versi terakhir yang saya sempat download, tebal manual mutu lab ini “hanya” 26 halaman saja. Dimulai dengan judul dokumen mutu dengan berbagai gambar lembaga pemberi akreditasi yang memberi pengakuannya bahwa Lab ini sudah comply dengan “tafsiran” sistem mutu mereka masing-masing.

Pelajaran pertama yang bisa dipetik dari manual mutu Lab ini adalah dalam hal ketebalannya yang dibuat cukup tipis saja, namun sudah terasa canggih. Tidak perlu terlalu banyak hal semua ditampung di sini. Bahkan yang menarik, banyak gambar dan skema yang dicantumkan, bahkan foto-foto aktivitas lab juga disisipkan. Rasanya ini bukan manual mutu konvensional, lebih tepat mungkin lebih condong terasa sebagai brosur saja. Mungkin filosofi “gambar sama dengan ribuan kalimat” diimplementasikan dengan baik oleh manajemen Instron.

Ada 22 bagian dalam manual mutu ini, meliputi :

1 Quality Policy

2 Introduction

3 About Instron®

4 Products and Services

5 Global Operations

6 System Compliance

8 Federal Regulation Statements

9 Product Safety Statement

10 Quality Objectives

11 Business Processes

12 Documented Procedures

16 Structure and Responsibility

17 Site Contact Information

18 General Global Directory List

20 Organizational Structure

21 Management Teams

22 Notes

Ditambah dengan beberapa tabel yang perlu dilampirkan juga.

Untuk quality policy, seperti “biasa”, ada “janji” yang ingin diberikan kepada kastamer pengguna jasanya, pernyataan comply terhadap ISO 17025, melakukan komunikasi tujuan mutu pada semua personel Lab, promosi kepedualian kualitas. Yang agak menarik di sini adalah pernyataan bahwa semua produk, layanan dan kalibrasi ditujukan memuaskan kastamer baik dalam hal waktu layanan, kinerja, realiability, bebas kerusakan, keamanan dan kesesuaian terhadap aplikasi yang menjadi tujuan. Tentu parameter-parameter ini harus dapat dibuktikan oleh Lab dalam operasionalnya sehari-hari. Saya tidak tahu apakah parameter-parameter ini nanti dinilai secara kuantitatif oleh lembaga akreditor.

Satu hal lagi yang menarik adalah pernyataan comply terhadap ISO 9001:2000. Jadi dokumen ini rupanya adalah manual mutu untuk memenuhi kedua standar internasional ini. Ini bisa menjadi pelajaran bahwa benar antara ISO 9000 dan ISO 17025 memiliki persamaan, karena memang sebagian isi ISO 17025 mengambil dari ISO 9000.

Pada halaman berikutnya, diberikan keterangan tentang sruktur hierarki dokumen, dari level 1 (Manual Mutu dan brosur corporate), level 2 (SOP), level 3 (local work instrucktions), dan akhirnya level 4 (form).

Lembar berikutnya adalah tentang visi, misi, kastamer, nilai-nilai yang dianut oleh Instron. Keunikannya ada gambar keadaan salah satu ruang di suatu waktu tertentu. Cukup artistik dan jauh dari kesan membosankan, sebagaimana mungkin biasa terjadi saat membaca suatu dokumen mutu.

Lembar tentang Global Operations, berisikan keterangan (berupa organization chart) divisi-divisi yang dimiliki Instron beserta keterangan lokasi. Ditambahkan beberapa gambar yang memberi informasi produk yang dihasilkan oleh Divisi-divisi tersebut.

Yang tak kalah menarik lagi adalah kesederhanaan Instron menggambarkan tujuan mutu (Quality Objectives), yaitu dengan menggambarkannya dalam bentuk sejenis pie-chart. Cukup indah dan mudah dimengerti oleh pembaca. Demikian juga dengan proses bisnisnya yang digambarkan dalam bentuk flow-chart.

(Klik untuk memperbesar gambar)

 

(Klik untuk memperbesar gambar)

Untuk bagian “Documented Procedures”, terdapat informasi tentang prosedur-prosedur apa saja yang didokumentasikan di dalam sistem mutu, yang terbagi dalam beberapa kelompok sebagai berikut :

1. Dokumen dan Kontrol Data

2. Audit Internal

3. Nonconforming Material

4. Aksi koreksi dan preventif

5. Pemeliharaan Rekaman (Record Retention)

6. Customer Feedback

7. Escalated Customer Response

Sebagian besar dari uraiannya relatif tidak ada yang baru, tapi ada beberapa yang menarik di sini (menurut saya) yaitu :

1. Adanya prosedur “Root cause, Corrective and Preventive Actions” yang memberi rincian metode yanng direkomendasikan untuk sistem koreksi dan pencegahan. Juga ada pernyataan bahwa segala kegiatan ini selalu dimonitor oleh departemen mutu di masing-masing daerah dengan menggunakan sistem manajemen mutu Agile.

2. Dalam Record Retention, disebutkan secara gamblang dokumen apa saja yang dipelihara.

3. Dalam bagian Customer Feedback, ada penjelasan mengenai beberapa metode untuk mendapatkan masukan dari kastamer, misalnya melalui survey, laporan dari kegiatan instalasi, eskalasi dari layanan ataupun dari grup dukungan teknik, dll.

4. Sedangkan bagian Escalated Customer Response memberikan hierarki level untuk mekanisme eskalasi, dari level 0 (proses normal), sampai level 4 (General Manager). Ini mungkin hal yang cukup baru karena jarang dijelaskan dalam Manual Mutu.

Manual Mutu ini ternyata dilengkapi dengan Site Contact Information, termasuk seluruh nama yang bertanggung jawab dalam organisasi Instron. Ada jabatan-jabatan sales manager, service manager, safety officer, human resources, quality site officer dan senior site manager.

Juga ada informasi tentang telepon kantor-kantor terkait, nomor registrasi pajak, informasi pembayaran, jumlah SDM yang dirinci sampai ke jumlah SDM khusus Quality Assurance, informasi tentang keselamatan, infromasi statistik tentang kantor atau pabrik (berapa meter persegi misalnya).

Sekali lagi, ada banyak hal dari manual mutu ala Instron ini yang mungkin bisa dipelajari dan dijadikan sumber inspirasi bagi para praktisi Lab Kalibrasi. Manual mutu ini memang lebih cenderung sebagai manual mutu bergaya ISO 9000, namun rasanya bisa digunakan secara universal untuk standar lainnya, terutama untuk ISO 17025. Dengan demikian, manual mutu setidaknya menjadi dokumen yang tidak lagi sakral, sulit dipahami (bahkan oleh karyawan lab sendiri), dan sangat friendly kepada kastamer. Kastamer diharapkan akan makin memberi apresiasi tersendiri untuk effort ini.